Check in và check out là hai nhiệm vụ cơ bản nhất của bộ phận Lễ tân làm việc tại khu vực Tiền sảnh. Bạn đã hiểu check in, check out là gì và quy trình bằng tiếng Anh được thực hiện ra sao chưa? Bài viết sau sẽ giải thích chi tiết hai nghiệp vụ quan trọng này của người lễ tân.
Check in và check out là hai nhiệm vụ cơ bản nhất của bộ phận Lễ tân làm việc tại khu vực Tiền sảnh. Bạn đã hiểu check in, check out là gì và quy trình bằng tiếng Anh được thực hiện ra sao chưa? Bài viết sau sẽ giải thích chi tiết hai nghiệp vụ quan trọng này của người lễ tân.
Check in là gì?
Định nghĩa check in
Check in là quy trình thực hiện việc đăng ký, xác nhận để khách được lưu trú trong khách sạn. Công việc check in này được thực hiện tại quầy lễ tân khách sạn. Thủ tục check in khách sạn sẽ không giống nhau hoàn toàn ở tất cả các bước mà sẽ có sự thay đổi cho thích hợp với từng đối tượng khách.
Check in là giai đoạn lễ tân hình thành ấn tượng đầu tiên trong mắt khách
Thủ tục check in tại khách sạn
- Chào khách
- Nhận hộ chiếu và chứng minh thư của khách
- Tìm hiểu thông tin đặt phòng trên máy tính
- Hoàn thành phiếu đăng ký: Yêu cầu khách điền thông tin vào phiếu đăng ký in sẵn. Chỉ cho khách những phần thông tin cần bổ sung.
- Phân phòng: Nhập các yêu cầu đặc biệt của khách vào PMS (phần mềm quản lý khách sạn)
- Thông báo các dịch vụ của khách sạn có liên quan như dịch vụ kèm theo trên phòng và chương trình khuyến mại mà khách sạn đang áp dụng
- Giao chìa khóa cho khách hàng, giải thích cách dùng chìa khóa và thông báo về quy định mất chìa khóa phòng
- Chúc khách hàng có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo bộ phận Bellman đưa khách lên phòng
6 hình thức check in phổ biến tại khách sạn
Front desk check-in
Front desk check-in là dịch vụ nhận phòng tại quầy. Đây là dịch vụ phổ biến nhất vì khi khách đến khách sạn, khách sẽ bước tới quầy lễ tân đầu tiên và check-in ngay tại đó.
Club lounge check-in
Đây là dịch vụ check-in nhận phòng trên tầng doanh nhân. Khi khách doanh nhân bước vào trong sảnh chính của khách sạn, khách sẽ được nhân viên dẫn thẳng lên khu vực club lounge để check-in. Trong quá trình check-in, khách sẽ được mời thức uống hoặc ăn thức ăn nhẹ.
In-room check-in
In-room check-in là dịch vụ nhận phòng tại phòng khách. Thông thường dịch vụ này sẽ dành cho những vị khách đặt xe đưa đón tại sân bay. Khi khách đến tiền sảnh, khách sẽ được dẫn thẳng lên phòng để làm thủ tục.
In-room check in
Express check-in
Là dịch vụ nhận phòng nhanh. Thông thường dịch vụ này sẽ dành cho những khách thường xuyên ở tại khách sạn. Khi khách quen đến làm thủ tục check-in, khách sẽ được mời điền vào form mẫu để khuyến khích khách sử dụng express check-in. Thông tin quan trọng nhất khách cần điền là thông tin về thẻ tín dụng.
Member check-in
Đây là dịch vụ nhận phòng dành cho những vị khách trung thành hoặc là thành viên của thương hiệu.
Mobile check-in
Mobile check-in là dịch vụ nhận phòng qua ứng dụng điện thoại. Khách sạn tạo ra ứng dụng này để khách có kênh tương tác trực tiếp với người đại diện khách sạn. Khi khách sử dụng dịch vụ này, khách chỉ cần đến quầy và nhận chìa khóa mà thôi.
Quá trình thực hiện check in bằng tiếng Anh – Các câu giao tiếp thông dụng
What name is the reservation under? (Quý khách đã đặt phòng với tên gì?)
Complimentary breakfast is served in the lobby between 8 and 10 am. (Bữa sáng sẽ được phục vụ ở sảnh vào lúc 8 giờ đến 10 giờ.)
Included in the cost are a buffet every morning, free airport shuttle service, and use of the hotel’s safe. (Trong giá phòng đã bao gồm phí cho1 bữa buffet mỗi sáng cùng với dịch vụ đưa đón miễn phí ra sân bay và phí sử dụng các dịch vụ an toàn (bảo mật) của khách sạn.)
You will find a mini bar in your room, use of it will be charged to your account. The hotel provides room service at an additional charge of course. (Quý khách sẽ tìm thấy một quầy bar mini trong phòng, nếu quý khách sử dụng quầy bar này sẽ phải trả thêm phí. Khách sạn cũng cung cấp dịch vụ dọn phòng, với mức phí được tính thêm.)
Just call the front desk if you have any questions or requests. (Hãy gọi cho tiếp tân nếu quý khách có bất kì câu hỏi hay yêu cầu nào.)
Check out là gì?
Định nghĩa check out
Check out là quy trình thực hiện việc thanh toán, xác nhận để khách trả phòng và rời khách sạn. Quy trình này cần được thực hiện chính xác để không làm ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của khách sạn.
Quy trình check out bao gồm thanh toán tiền phòng
Thủ tục check out tại khách sạn
- Khi khách xuống check out, nhân viên lễ tân hỏi khách về những chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú
- Nhập các chi phí phát sinh của khách vào hệ thống
- Kiểm tra các thông tin chi phí và xác nhận lại với khách hàng
- In hóa đơn cho khách kiểm tra
- Xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng
- Nhân viên lễ tân áp dụng các thủ tục đổi tiền, thông báo tỷ giá và ghi chú phương thức thanh toán trên hóa đơn
- Kiểm tra có tin nhắn hoặc vật dụng nào cần gửi trả cho khách không
- Nhận lại chìa khóa phòng
- Trả lại các giấy tờ lưu giữ của khách
- Cập nhật tình trạng phòng lên hệ thống
- Hỏi thăm khách về mức độ hài lòng trong thời gian lưu trú
- Chúc khách thượng lộ bình an
Quá trình thực hiện check out bằng tiếng Anh – Các câu giao tiếp phổ biến
Are you ready to check out? (Quý khách đã chuẩn bị trả phòng chưa ạ?)
What room were you in? (Anh/ Chị đã ở phòng nào ạ?)
How was your stay?/ Did you enjoy your stay with us? (Quý khách đã nghỉ ngơi như thế nào?/ Có cảm thấy hài lòng không ạ?)
And how will you be paying for this? (Anh sẽ trả theo hình thức nào?)
Enjoy the rest of your holiday. (Chúc quý khách tận hưởng một kỳ nghỉ vui vẻ.)
Have a safe trip home. (Chúc quý khách có một chuyến đi an toàn)
Quy định về giờ check in, check out trong khách sạn
Hầu hết các cơ sở dịch vụ lưu trú hiện nay đều quy định về thời gian nhận phòng rõ ràng. Thời gian nhận phòng bắt đầu từ 14 giờ chiều và trả phòng không được quá 12 giờ trưa. Điều đó có nghĩa thời gian lưu trú 1 ngày của khách sẽ được tính từ 14 giờ chiều hôm nay cho đến 12 trưa ngày hôm sau. Mặc dù chưa đủ 24 tiếng nhưng các khách sạn vẫn chọn khung giờ này để tính 1 ngày lưu trú cho khách thuê phòng.
Trường hợp khách check-in sớm, khách sạn sẽ tính như sau:
- Check-in từ 5:00 – 9:00: tính thêm 50% giá phòng
- Check-in từ 9:00 – 14:00: tính thêm 30% giá phòng
Đôi khi, khách sạn còn phòng trống sẵn, nhân viên lễ tân sẽ tiến hành làm thủ tục check-in sớm cho khách. Một vài khách sạn sẽ chấp nhận không tính phí check-in sớm cho khách hàng.
Trường hợp khách check-out trễ, khách sạn cũng áp dụng cách tính như sau:
- Check-out từ 12:00 – 15:00: tính thêm 30% giá phòng
- Check-out từ 15:00 – 18:00: tính thêm 50% giá phòng
- Check-out sau 18:00: tính thêm 100% giá phòng
Ban đầu được đăng bởi:Cập nhật tin tức https://quantrinhahang.edu.vn
January 23, 2019 at 09:28AM
Nhận xét
Đăng nhận xét