Đừng nghĩ sau khi hoàn tất thủ tục check-out là người lễ tân đã hoàn tất nhiệm vụ của mình với khách lưu trú đó. Nếu vô tình quên 1 trong 3 việc sau đây, chắc chắn bạn sẽ gặp rắc rối lớn với quản lý đấy. Hãy cùng đọc bài viết dưới đây và note ra 3 việc tuyệt đối không được quên sau khi thực hiện thủ tục check-out cho khách nhé!
Đừng nghĩ sau khi hoàn tất thủ tục check-out là người lễ tân đã hoàn tất nhiệm vụ của mình với khách lưu trú đó. Nếu vô tình quên 1 trong 3 việc sau đây, chắc chắn bạn sẽ gặp rắc rối lớn với quản lý đấy. Hãy cùng đọc bài viết dưới đây và note ra 3 việc tuyệt đối không được quên sau khi thực hiện thủ tục check-out cho khách nhé!
3 việc lễ tân cần thực hiện sau khi check-out cho khách
Nhanh chóng cập nhật tình trạng phòng vào hệ thống
Hầu hết các khách sạn đều yêu cầu nhân viên lễ tân cập nhật tình trạng phòng của khách sạn liên tục vào hệ thống để dễ dàng quản lý và đảm bảo công suất phòng bán ra. Sau khi thực hiện quy trình check-out cho khách xong, lễ tân phải nhanh chóng cập nhật trên phần mềm quản lý khách sạn và chuyển tình trạng phòng khách đã thanh toán thành trạng thái buồng trống bẩn.
Tiếp đến, lễ tân phải thông báo cho bộ phận Buồng phòng lên kế hoạch làm vệ sinh để chuẩn bị đón khách mới. Điều này giúp việc phối hợp làm việc giữa các bộ phận diễn ra hiệu quả và chuyên nghiệp.
Lễ tân phải cập nhật tình trạng phòng vào hệ thống ngay sau khi check-out cho khách
Lưu hồ sơ khách hàng cẩn thận và chi tiết
Hồ sơ khách hàng (guest history) là file tổng hợp tất cả các thông tin liên quan đến khách đã lưu trú và sử dụng dịch vụ tại khách sạn như đặc điểm, thói quen tiêu dùng, sở thích… Sau khi khách đã rời đi, nhân viên lễ tân phải tiến hành tổng hợp, kiểm tra lại thông tin và lưu thành hồ sơ khách hàng.
Những thông tin này sẽ giúp khách sạn hiểu rõ hơn về các đối tượng khách hàng và từ đó đưa ra các chiến lược quảng cáo phù hợp. Đồng thời, bộ phận Chăm sóc khách hàng cũng sẽ dựa vào những thông tin này để đem đến những chương trình khiến khách phải bất ngờ như tặng quà sinh nhật cho khách, gửi voucher giảm giá… Qua đó, du khách sẽ ngày càng đánh giá cao chất lượng dịch vụ của khách sạn.
Chuyển hồ sơ thanh toán cho bộ phận Kế toán
Sau khi cập nhật hệ thống và lưu thông tin xong, lễ tân phải rút toàn bộ hóa đơn dịch vụ của khách ra khỏi hồ sơ đã thanh toán và loại bỏ những hóa đơn không cần lưu trữ trước khi chuyển hồ sơ thanh toán cuối cùng cho bộ phận Kế toán. Đối với các trường hợp khách chưa thanh toán, nhân viên lễ tân phải chuyển toàn bộ hóa đơn, các hồ sơ liên quan và bản báo cáo công nợ của ngày hôm đó cho bộ phận Kế toán của khách sạn.
Tất cả hồ sơ thanh phải phải kiểm tra và lọc cẩn thận trước khi chuyển đến bộ phận Kế toán
Bạn thấy đó, công việc của lễ tân không đơn giản chút nào. Từng quy trình làm việc đều phải thực hiện cẩn thận và kỹ lưỡng. Tìm hiểu lý thuyết thôi là chưa đủ, bạn phải thực hành trực tiếp để ghi nhớ và thuần thục tất cả kỹ năng. Tham gia khóa học để nâng cao nghiệp vụ chính là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn.
Xem thêm: Quy trình check out chuẩn trong khách sạn dành cho lễ tân
Khóa học Quản Trị Tiền Sảnh tại Hướng Nghiệp Á Âu
Hướng Nghiệp Á Âu đã cho ra đời khoá học Quản Trị Tiền Sảnh, dành cho đối tượng mong muốn trở thành lễ tân nói riêng và làm việc trong khối Tiền sảnh khách sạn nói chung, với những ưu điểm sau:
- Đội ngũ giảng viên là những chuyên gia, quản lý bộ phận Tiền sảnh, có kinh nghiệm làm việc tại các tập đoàn khách sạn quốc tế như IHG, Marriott, Accor…
- Trang bị kiến thức nghiệp vụ lễ tân như tiếp đón khách, check-in, check-out cho khách, hỗ trợ đặt phòng, hướng dẫn các dịch vụ cho khách, giải quyết than phiền…
Học viên thực hành nghiệp vụ thường xuyên trong phòng học sát với thực tế
- Bổ sung kiến thức chuyên về quản trị nhân sự, quản lý chất lượng phục vụ, quản trị thương hiệu…
- Cơ sở vật chất và phòng học thực hành nghiệp vụ được thiết kế mô phỏng không gian làm việc thực tế của bộ phận Tiền sảnh đúng theo tiêu chuẩn khách sạn 5 sao
Học viên khóa Quản Trị Tiền Sảnh trong chuyến tham quan thực tế tại khách sạn 5 sao
- Đảm bảo 100% giới thiệu thực tập tại các khách sạn 3-5 sao quốc tế
- Kết thúc khóa học, học viên được cấp chứng chỉ của Tổng cục Giáo dục Nghề nghiệp có giá trị toàn quốc
Mọi thông tin về chương trình Quản Trị Tiền Sảnh, bạn vui lòng điền vào form bên dưới để được liên hệ và tư vấn miễn phí nhé!
Ban đầu được đăng bởi:Cập nhật tin tức https://quantrinhahang.edu.vn
November 23, 2018 at 10:00AM
Nhận xét
Đăng nhận xét